KLUMME: RETTIDIG OMHU - FLERE FORECASTS OG DATAKILDER
I foråret og forsommeren 2023 gennemførte exacto en survey med deltagelse af CFOs og CEOs i 50 danske virksomheder. Det gjorde vi for at afdække status på budget- og forecastprocesser anno 2023, hvordan de benyttes til at understøtte ledelsens arbejde, og endelig hvordan virksomhederne forventer at udnytte de teknologiske løsninger, der understøtter processerne i fremtiden.
Vi vil hen over sommeren dele nogle af de forskellige indsigter, som surveyen har tilvejebragt i en lille serie af klummer. Dette er anden klumme i serien. Læs den første klumme "Fra papir til platform - fra analog til digital".
Rettidig omhu - flere forecasts og datakilder
Budgettet har i adskillige år været en fast komponent som et styringsværktøj i virksomhederne. I de seneste år har vi imidlertid set, at forecast, simuleringer og scenarier er begyndt at vinde mere og mere indpas. Dette bliver bekræftet i surveyen, hvor 69,4% af de adspurgte CFOs og 87,5% CEOs tilkendegiver, at de benytter forecastet til at supplere budgettet.
Udviklingen har desuden vist tegn på, at virksomhederne ønsker at benytte forecast, simuleringer og scenarier med stadig kortere intervaller og efterspørger løsninger, der enkelt, effektivt og gerne med fuld automatisering kan understøtte dette.
Indsigterne fra surveyen bekræfter også dette indtryk, men understreger samtidig, at der er behov for digitale løsninger, der udnytter de muligheder, der ligger i et platformsbaseret setup.
Styring og rettidighed
Ledelsen i virksomhederne har evnen til at kunne træffe rettidige beslutninger på et datadrevet og retvisende grundlag højt på deres prioriteringsliste.
På spørgsmål om, i hvor høj grad de løbende trækker realiserede tal og data, for at kunne foretage datadrevne beslutninger og lave rettidige justeringer, tilkendegiver 69,5% af de CFOs, der har besvaret spørgsmålet, ”Meget høj” og ”Høj”.
Blandt CEOs svarer 83,3% ”Meget høj” og ”Høj”.
Hyppighed
Den mest almindelige hyppighed for træk af forecast er kvartalsvis eller månedlig med hhv. 33,3% månedlig og 33,3% kvartalsvis for CEOs og 23,1% månedlig og 34,6% kvartalsvis for CFOs.
Hvis de havde fri adgang til at trække, så ofte de ville, tilkendegiver 50% af de CFOs, der har besvaret spørgsmål, imidlertid at de ville lave forecast på månedlig basis. Dette tal er helt oppe på 56% for CEOs.
8% af CFOs og 11% af CEOs ville gerne have hyppigheden helt ned på ugentlig basis.
Gennemgående årsag til ikke at trække oftere er, at det vil være for tidskrævende. Der henvises her til, at det kræver manuel håndtering at sikre sig, at de rette og opdaterede data er til rådighed.
Det må dog forventes, at man vil implementere kortere intervaller for kørsel af forecast, simuleringer og scenarier. I surveyen tilkendegiver 90% af de CFOs, der har besvaret spørgsmålet, at adgangen til løbende at kunne trække data på realiserede tal vil være noget, de vil have fokus på i fremtiden. 100% af de CEOs, der har besvaret spørgsmålet, svarer tilsvarende.
Datakilder
Respondenterne i surveyen tilkendegiver altså, at tid er en udfordring i forbindelse med at benytte forecastet til at supplere budgettet. Dette understreger behovet for at designe platformsbaserede løsninger med en høj grad af automatisering. Men da de bliver givet muligheden for kvalitativt at fremhæve udfordringer, går træk og opdatering af data fra eksterne kilder igen. To respondenter formulerer det således:
- ”Opdatering af alle variablerne, som kommer fra mange forskellige kilder.”
- ” At få korrekte tal fra andre - samt vi har en masse omkostninger, som bliver indeksreguleret, og det er specielt for tiden rigtig svært at spå om”.
Dette kan læses som en klar indikation på, at udviklingen i retning af at forlade det manuelt håndterede og lokalt forankrede Excel-ark til fordel for en platformsbaseret løsning vil fortsætte med uformindsket kraft.
Med et platformsbaseret set-up er det muligt at integrere med eksterne datakilder, hvorfra der minut-til-minut kan trækkes opdaterede data – det kunne være valutakurser eller fluktuerende priser i værdikæden – således at simuleringer eller et forecast giver et retvisende beslutningsgrundlag.
