STØRRE PRÆCISION MED STATISTICAL FORECASTING

Opgaven

Større nøjagtighed – et nøgleord i ny løsning

En stor international produktionsvirksomhed havde et ønske om at forbedre kvaliteten af forecast på salgsvolumen. Kort sagt; reducere afvigelsen mellem forecast og faktisk solgt volumen.

Et mere præcist forecast ville hjælpe virksomheden med at tilrettelægge og udnytte produktionskapaciteten optimalt samt i højere grad sikre, at ordrebogen matchede produktionskapaciteten.

Virksomheden havde et omfattende historisk datagrundlag i relation til salgsvolumen; bestående af bl.a. historiske produktionsdata og ordrehistorik. Men pga. datagrundlagets kompleksitet og omfang havde virksomheden vanskeligt ved at omsætte rå data til nyttig information.

”Vi havde et ønske om at blive bedre til at kigge ud i fremtiden. Vi er en virksomhed med mange datapunkter, og vi ville gerne kunne stykke data rigtigt sammen for dermed at øge præcisionen i vores salgsforecast”, udtaler den projektansvarlige i virksomheden. ”Og fordi vi arbejder i en branche, hvor nye ordrer ofte afgives med kort varsel, og hvor vores kunder efterspørger en stor fleksibilitet ift. levering, betyder det, at vi skal være særligt gode til at forudsige, hvornår vores kunder forventes at lægge deres ordrer”, supplerer virksomhedens salgsdirektør.

exacto blev hyret ind til at udvikle en mere nøjagtig, automatiseret og data-drevet forecastløsning. Der var behov for at gå fra tunge Excel-ark og over til en hurtigere løsning, baseret på Excel og SQL; exactos speciale.

Løsningen

Statistiske data sætter retningen

I tæt samarbejde med virksomheden lavede exacto en omfattende analyse af virksomhedens salgsvolumen – både ved at kigge tilbage på flere års realiserede data og ved at medtage data om fremtidige ordrer og afgivne tilbud. Analysen var vigtig for til fulde at forstå, hvilke parametre der skulle tages højde for i beregningsprofilen for en given kundes aftræk af virksomhedens varer. Målet var en skræddersyet løsning, der med udgangspunkt i statistiske data kunne udarbejde mere præcise salgsforecast, hurtigere, og hvor processen var nøje tilpasset virksomhedens forretning.

”Vi ønskede at blive mere nøjagtige omkring vores forventede salgsresultater og dermed bedre til at afvikle ordrer i fremtiden. Med den nye løsning har vi fået et nuanceret og konsolideret overblik over aftræk af materialer sammenholdt med produktionskapaciteten. Vi er blevet bedre til detailplanlægning og løbende ordrehåndtering”, udtaler den projektansvarlige i virksomheden.

Selve løsningen er baseret på en underliggende SQL-database og en Excel-baseret brugergrænseflade. Virksomheden kan selv vedligeholde applikationen via et skræddersyet administrationsmodul. Der er således tale om en løsning med høj grad af automatisering og et minimum af manuelle arbejdshandlinger, når virksomheden skal udarbejde et salgsforecast.

Resultatet

Større tillid til tallene

Virksomheden har fået leveret en skræddersyet og automatiseret løsning. Forecastet er nu baseret på faktuelle historiske data kombineret med tilgængelige data vedrørende fremtidige ordrer og er dermed ikke længere blot et kvalificeret gæt.

”Ledelsen har fået en helt anden og større tillid til tallene. Og navnlig en tryghed i, at vores forecast omkring forventet omsætning er mere nøjagtigt”, udtaler virksomhedens salgsdirektør. ”På ledelsesniveau sparer vi en del tid på at revurdere handlingsplaner, fordi vi nu rammer så rigtigt”, supplerer den projektansvarlige.

En anden fordel ved løsningen er et mere nuanceret indblik i ordrehistorikken og det faktiske aftræk i løbet af en ordre, hvilket fx kan bruges til forbedret produktionsplanlægning og fremhævelse af de dele af forretningen, som går godt, og de dele, der kræver en øget salgsindsats.

”Vi er blevet meget bedre til at servicere organisationen – og også vores kunder. Fx kan vi med det nye salgsforecast fortælle vores sælgere, hvornår de med fordel kan ringe proaktivt ud til deres kunder og spørge til ønskede leverancer. Det kan vi, fordi vi nu har et meget bedre overblik over den enkelte kundes ordrehistorik. For kunden betyder det en ekstra service, fordi vi ofte kommer dem i forkøbet og hjælper til deres planlægning. For os betyder det et mere strømlinet salgsarbejde”, udtaler salgsdirektør i virksomheden, og fortsætter: ”Fremover forventer vi også at kunne bruge værktøjet til at vide, hvornår det fx kan betale sig for os at hæve eller sænke priserne. Fordi vi nu kender tallene helt ned på detailniveau og ved, hvornår efterspørslen matcher kapaciteten, og hvornår den ikke gør det.”

Til spørgsmålet om, hvorfor valget faldt på exacto som leverandør, slutter den projektansvarlige: ”Vi kendte jer (exacto, red.), fordi I har lavet et lignende projekt for os. I er dygtige til det, I gør. Samtidig betyder det noget for os, at salgsforecastet er et fleksibelt værktøj, men baseret på standard-teknologi, hvor vi arbejder i et velkendt format. Det er trygt for brugerne.”