RESSOURCEPLANLÆGNING PÅ ET ARBEJDSMARKED I KRYDSPRES

I krydspresset mellem mangel på arbejdskraft og voksende udfordringer med stress er sikker og effektiv ressourceplanlægning og -optimering vigtigere end nogensinde. Men standardløsninger lever sjældent op til de voksende krav.

Både det danske og internationale arbejdsmarked er i disse år fanget i et krydspres: På den ene side er der udbredt mangel på arbejdskraft – faglært, ufaglært og højt specialiseret – og på den anden er stress og overbelastning blevet kilde til voksende mistrivsel og flere sygemeldinger.

Ifølge Martin Mark Rasmussen, CEO og partner i exacto, har dette fået virksomhederne til at efterspørge bedre løsninger, der kan understøtte en mere effektiv og frem for alt skræddersyet ressourceplanlægning og -optimering:

”Når der er knaphed, bliver der mere fokus på at skabe de bedste forudsætninger for at optimere den faktiske udnyttelse. Men vi ser, at der er fokus på, at det sker på en måde, der ikke presser, men snarere hjælper medarbejderne til at bidrage og yde deres bedste. Ledelsen i virksomhederne og på institutionerne er i stigende grad blevet bevidste om, at dette forudsætter et mere holistisk perspektiv, hvor man opererer både bredere og med en større detaljegrad. Med de forskellige digitale standardløsninger, der findes til ressourcestyring, projektplanlægning og registrering, bliver disse behov ikke tilgodeset. Slet ikke hvis man samtidig også ønsker at arbejde med et langsigtet perspektiv, hvor man løbende benytter historiske data til at optimere driften”, siger Martin Mark Rasmussen og uddyber:

”Det er en tendens, vi ser på tværs af alle brancher og organisationer. Fra virksomheder med højt specialiserede akademiske medarbejdere, der indgår i skiftende teams, til offentlige institutioner i for eksempel sundheds- og plejesektoren, hvor det at opretholde den rette bemanding og give adgang til retvisende overblik på tværs af afdelinger og enheder udgør et problem”.

Styring & analyse

Martin Mark Rasmussen påpeger, at et af problemerne er, at data ikke i tilstrækkelig grad samles og bruges til både en mere effektiv håndtering og efterfølgende analyse:

”Data – i det omfang de overhovedet bliver registreret – ligger typisk spredt ud på flere forskellige løsninger og løse Excel-ark med en masse forskellige dataansvarlige i en organisatorisk silostruktur. Der er desuden en tendens til, at de tre faser – planlægning, eksekvering og afsluttende registrering – ikke bliver samlet til et opfølgende analysearbejde og dermed kan danne erfaringsgrundlag for fremtidige projekter.

Vi ser således, at standardløsningerne ikke i det omfang, som virksomhederne efterspørger, fungerer til den løbende optimering af planlægningen og efterfølgende til analysearbejdet med adgang til historiske data fra tidligere projekter eller forløb, hvor man kan se på forecast versus realiserede tal. Med adgang til det kan man opnå en mere sikker og robust ressourcestyring, der sikrer en bedre leverance, bedre trivsel for medarbejderne og sikring imod unødvendig beslaglæggelse af ressourcer, der ellers bliver efterspurgt andre steder i organisationen”, siger Martin Mark Rasmussen og fortsætter:

”Når det kommer til optimering af ressourceplanlægningen, er detaljerede data på medarbejderne afgørende. Uanset hvilken branche vi taler om, er medarbejdere i højere og højere grad specialiserede. Det kan være som følge af uddannelse eller simpelthen erfaring. Det skal der naturligvis tages højde for, når teams sammensættes, vagtplanen bemandes, eller folk sendes ud på opgaver hos kunder. I de tilfælde har vi kunder, der ønsker, at man fra centralt hold kan etablere disse detaljerede medarbejderprofiler, og man så ude i organisationen i forbindelse med planlægning af projekter eller vagtplaner får anbefalet alternativer, der har tilsvarende profiler. Og netop dette, tror jeg, er nøglen til at undgå ressource-øer og gøre alle ressourcer landfaste”.

Hele værdikæden & alle ressourcer

Ifølge Martin Mark Rasmussen ligger der også et større optimeringspotentiale, når man inddrager flere data i både planlægning og opfølgning:

”Ressourcer er jo ikke bare medarbejdere. Materialer, lagerkapacitet, logistik m.m. skal tilsvarende tages med. Har man den nødvendige transport, er forplejning tænkt ind osv. Med udgangspunkt i historiske data kan man lave robuste forecasts på projekter og dermed sikre sig, at projektet hverken bliver over- eller underbudgetteret, eller at man laver uhensigtsmæssig overbooking, der blokerer for andre projekters adgang. Alt dette kan med fordel samles ét sted til ét samlet overblik og ét sted, hvor historiske data automatisk, enkelt og effektivt kan trækkes efterfølgende”.

Og endelig bemærker Martin Mark Rasmussen, at virksomhederne prioriterer, at fagpersoner selv har en mere styrende rolle:

”Der har været en tendens til at allokere ansvaret for projekt- og ressourceplanlægning til medarbejdere, der har overordnede projektansvar, men ikke varetager den praktiske gennemførsel eller daglige drift. En løsning, hvor de projektansvarlige, altså dem, der ved mest om, hvilke behov og forudsætninger, der gør sig gældende, selv kan varetage eller bidrage til planlægningen, betyder, at prioriteringerne bliver mere robuste og i overensstemmelse med virkeligheden. Det har stor betydning. Ikke mindst når det kommer til de rette kompetenceprofiler, hvilket er en af nøglerne til at etablere et bedre arbejdsmiljø, bedre opgaveløsning og i sidste ende en mindre belastning”, slutter Martin Mark Rasmussen.