NGO’ER: ET STØRRE FORMÅL STILLER STØRRE KRAV

NGO’er har nogle ganske særlige organisatoriske og økonomiske vilkår, der medfører skærpede krav til deres redskaber til effektiv og detaljeret afrapportering. Både for at kunne overholde formelle krav og tilgodese en kritisk offentlighed.

”NGO’er er associeret med ildsjæle, frivillighed og mærkesager, men hvis man betragter dem fra et forretningsperspektiv, så er de kendetegnet ved komplekse organisationsstrukturer, strenge compliancekrav og et yderst volatilt økonomisk grundlag. Det medfører nogle særlige behov”.  

Martin Mark Rasmussen er partner i exacto, og med udgangspunkt den brede portefølje af NGO’er hos exacto har han noteret sig, at organisationerne i stadig stigende grad ønsker digitale værktøjer, der kan sikre, at de lever op til kravene.

Kompleksitet

”Med en kompleks organisationsstruktur, der ud over hovedkontoret kan tælle både frivillige underafdelinger, fysiske butikker, fundraising ude i byerne eller telefonisk, medlemsorganisationer og indsamlingsteams, er det afgørende, at de har adgang til en løsning til afrapportering, der kan tilgås uanset lokation og benyttes enkelt og effektivt uden forudsætning om indgående regnskabserfaring”.

Volatilitet

Sammen med den kompleks organisationsstruktur påpeger Martin Mark Rasmussen, at organisationernes økonomiske forhold desuden afføder nogle særlige krav til understøttelsen:

”NGO’er opererer i en økonomiske meget volatil virkelighed. Indtægterne fordeler sig på medlemskaber, salgsaktiviteter, fonde, puljer og donationer i form af fx arv eller fra indsamlinger. Med den afhængighed af, hvilke sager der optager offentligheden, og hvordan et politisk flertal prioriterer, har de brug for at kunne følge den økonomiske udvikling tæt med realiserede tal for hurtigt at kunne foretage de nødvendige justeringer”, forklarer Martin Mark Rasmussen.

Øremærkning

Men at de økonomiske rammer er volatile, står dog ifølge Martin Mark Rasmussen ikke alene:

”Som en understregning af at økonomiafdelingen har brug for effektive løsninger, kommer det særlige vilkår, at finansieringen er opdelt med en stor del, der er specifik øremærket til særlige projekter. Disse midler må kun anvendes til det konkrete arbejde på projektet og skal således være skarpt adskilt fra øvrige aktiviteter som daglig drift. Det betyder, at compliance og ultimativt at forebygge krav om tilbagebetaling afhænger af retvisende og detaljeret afrapportering om timeforbrug”.

Compliance – formel og uformel

I forlængelse af dette spiller et sidste forhold også ind, når NGO’erne formulerer deres behov:

”Den komplekse struktur og volatile økonomiske ramme kunne medføre et stort administrativt træk på ressourcerne. Men NGO’er er dedikerede til et formål, og omverdenen forventer, at de benytter deres ressourcer på dette formål. Der er også nogle mere formelle krav til, hvor stor en procentdel af indtægter fra indsamlinger og lignende, der må anvendes til drift og administration. Derfor skal det administrative personale have værktøjer, der giver dem adgang til enkle og effektive arbejdsgange, der sikrer, at ressourcer allokeret til det administrative arbejde begrænses”, slutter Martin Mark Rasmussen.