MEDARBEJDER-PLANLÆGNING UDEN BRANDSLUKNING

Opgaven

Væk fra manuelle udtræk

Center for Løn & Personale i en af Danmarks store kommuner ønskede at strømline deres proces for planlægning af medarbejdernes arbejdsopgaver. Med mange teams og et stort antal medarbejdere var det en opgave af stor kompleksitet, og som krævede det rette værktøj for at sikre overblik og opnå en optimal ressourcestyring.

Kommunen havde tidligere benyttet sig af manuelle udtræk af data i Excel fra deres sagssystem, men fordi løsningen ikke gav det fornødne overblik og var langsom at arbejde i, var der behov for at tænke nyt.

Løsningen

Hurtigt overblik over ressourcer

exacto har udviklet en skræddersyet løsning bestående af et brugervenligt Access-administrationsmodul og en SQL-server, hvor al data lagres. Nu kan hver enkelt teamleder let danne sig overblik over tilstedeværende ressourcer og på optimal vis fordele opgaver blandt centrets medarbejdere.

En team-oversigt viser på såvel uge- som månedsniveau, hvor mange timer den enkelte medarbejder har til rådighed; medarbejderens normtid sammenholdes med den tid, der allerede er allokeret til specifikke arbejdsopgaver. Teamledere kan let følge med i, hvad de har nået, og hvilke opgaver der endnu mangler, idet det også er muligt at trække statistik på afsluttede sager og realiseret timeforbrug. Det er således nemt og hurtigt at omprioritere opgaver – og også at flytte opgaver mellem medarbejdere, hvis en given medarbejder har tid til overs, og en anden viser sig at være spidsbelastet. Ikke mindst hvis der er behov for udlån af medarbejdere på tværs af centrets mange teams.

Resultatet

Mindre brandslukning og bedre anvendelse af ressourcer

Kommunen har alt i alt fået en løsning, der sikrer større overblik samt bedre planlægning i Center for Løn & Personale og en mere optimal anvendelse af ressourcer. De har fået et værdifuldt indblik i, hvad centret bruger sin tid på, og hvor lang tid de enkelte opgaver egentlig tager. Som resultat heraf oplever de mindre brandslukning i hverdagen.