BUDGETTERING MED KUN 1 EXCEL-FIL

Opgaven

Skræddersyet budgetløsning – et design der matcher virksomhedens behov

For rigtig mange virksomheder er budgetprocessen tidskrævende. Ofte skyldes det, at virksomheden ikke har ét samlet sted at styre processen og arbejde med budgettet. Konsekvensen er, at budgettet bliver til i et omfattende og komplekst setup, bestående af et stort antal løse Excel-filer, der kræver megen manuel håndtering og kontrol.

For vores kunde hér – en stor global produktions- og servicevirksomhed inden for logistik – var der et ønske om at strømline budgetprocessen og samle den ét sted. Med flere end 100 budgetterende enheder og en budgetproces lagt an på et stort antal Excel-filer var der et behov for at frigøre tid til at arbejde med indholdet i budgettet, frem for at skulle bruge tid på at forberede og konsolidere data.

”Vi ville gerne undgå at håndtere en masse Excel-filer manuelt og dermed nedsætte tidsforbruget i forbindelse med forberedelse af grundlaget for budgetprocessen. Dette tog normalt over en måned. Vi ønskede samtidig at mindske risikoen for fejl og slippe for at bruge unødigt meget tid på at tjekke op på, om alle tal stemte. Og så var det vigtigt for os, at  vores brugere selv let og enkelt kunne se konsoliderede og beregnede resultater af deres indtastninger med det samme”, udtaler Business Controlling Manager i virksomheden.

Og fortsætter: ”Så det, vi var på udkig efter, var en skræddersyet budgetløsning baseret på en database, hvor både vi som administratorer og vores brugere kunne arbejde ”live” med data.”

exacto har hjulpet med denne vigtige opgave, som ikke alene har reduceret antallet af Excel-filer fra flere end 100 til kun én enkelt. Men som også er blevet til en fuldt ud skræddersyet løsning, der imødekommer virksomhedens specifikke krav.

Løsningen

Alt er samlet ét sted – med live data i et brugervenligt og intuitivt interface

exacto har i tæt dialog med virksomheden udviklet en budgetløsning, hvor hele processen er samlet i ét sted. Løsningen består af en SQL-database, hvori alle data lagres, herunder relevante data fra virksomhedens øvrige systemer. Derudover kun én Excel-fil, hvor brugerne kan arbejde med deres del af budgettet.

”At gå fra Excel til database, åbner vildt mange muligheder. Man designer selv sin front-end fra bunden af og er ikke bundet af et layout som i andre løsninger. Når man vil ændre noget, er det nemt. Det tager ikke flere dage at implementere ændringer i vores Excel-template. Det kan gøres rimelig hurtigt.”, udtaler Business Controlling Manager med ansvar for budgetprocessen.

Hele processen styres i et administrationsmodul, der inkluderer lige netop de funktionaliteter, som de ansvarlige for budgetprocessen skal bruge. Der kan tildeles brugerrettigheder; ingen ser data, de ikke må. Et workflow gør det muligt at få en hurtig status på budgetprocessen; hvad ligger til godkendelse, hvad afventer. Ligesom der er mulighed for at rulle til en ny version. Således har administratorerne de bedste forudsætninger for at lykkes med at styre virksomheden godt gennem budgetprocessen.

De 60-70 brugere arbejder i et velkendt Excel-setup, hvor budgetdata tastes i én og samme Excel-fil med live-opdatering til den underliggende database. Udgifter til drift og headcount budgetteres samme sted; og lønbudgettet genereres automatisk. Kommentar-funktionen gør det muligt at dokumentere budgetforudsætninger samme sted som selve budgettallene. 

Resultatet

Tidsbesparelse på op mod 85 %

Med den nye budgetløsning har virksomheden sparet meget tid i hele budgetprocessen – helt op mod 85 %. Forberedelsestiden er reduceret markant, og arbejdet med kontrol-afstemninger og del-konsolideringer er elimineret. Eftersom der udelukkende arbejdes med ”live” data i alle dele af budgetprocessen, kan brugere nu se konsoliderende og beregnede resultater af deres indtastninger med det samme:

”I den gamle løsning skulle resultatet først uploades og beregnes. Det tog ca. 3-5 minutter pr. opdatering.”, udtaler Business Controlling Manageren. Og fortsætter: ”Brugerne har været utroligt glade for, at de har fået samlet alt i ét værktøj. Det er meget brugervenligt. De var vilde med det fra dag ét og synes, at det er nemt, genkendeligt og simpelt for dem at bruge.”

En indirekte tidsbesparelse hentes tillige dér, hvor HR-afdelingen før skulle involveres i løndelen af budgettet. Eftersom der nu arbejdes i en sikker løsning, baseret på brugerrettigheder, kan brugerne selv håndtere følsomme løn- og headcount-data. Lønbudgettet foreligger derved automatisk, så snart headcount er indtastet.

Om exacto som udvikler af løsningen lyder det: ”Dét, at vi sammen med exacto har fået fuld mulighed for at skræddersy systemet, så det passer til vores behov, har været helt afgørende. Vi har betalt præcis for det, vi skulle bruge og har undgået faste licenser til et standardværktøj.”, udtaler Business Controlling Manageren. Og slutter: ”Vi har reelt muligheden for selv at videreudvikle og drifte løsningen. Det er en frihed ikke at være låst til én leverandør, hvis noget uforudset skulle opstå.”