• CASE

    Nyt værktøj til ressourceplanlægning for en af Danmarks helt store produktionsvirksomheder

SLUT MED TRÆGE PROCESSER I EXCEL

 

Opgaven

Ønske om bedre overblik og disponering af ressourcer

For mange virksomheder er planlægningen af ressourcer – uanset om det er mandskab, materiel eller produktionskapacitet – en tidskrævende opgave, der ofte er domineret af træge arbejdsprocesser i Excel. I denne case havde vores kunde et ønske om at blive skarpere på ressourceforbruget i en af deres udviklingsafdelinger.

Virksomheden, der gennem årtier har udviklet og produceret til et global B2C-marked, ”havde behov for at få skabt mere klarhed over, hvad vi bruger vores tid på, samt for at blive bedre til at planlægge og prioritere fremtidige projekter ud fra en ressourcevinkel”, udtaler Senior Project Manager med ansvar for projektet.

Frem for at køre i et trægt manuelt setup i Excel var der fokus på at skabe en smidig og brugervenlig datamodel, der sikrede et let tilgængeligt og hurtigt overblik over ressourcetrækket mhp. disponering af ressourcer – og som samtidig rummede mulighed for en god grafisk præsentation af data.


KONTAKT

Martin Mark Rasmussen
Partner
Tlf.: +45 6179 8020
E-mail: mmr@exacto.dk

RETURN ON INVESTMENT

  • Ingen træge Excel-processer – data er lagret ét sted
  • Bedre overblik over ressourcetræk og kapacitet
  • Grafisk præsentation af data
  • Eliminering af fejl
  • Retvisende estimater

 

Løsningen

Database-setup med mulighed for simulering

exacto har leveret en ressourcestyrings- og planlægningsmodel i Excel med en tilknyttet database. Det betyder, at data kun opdateres ét sted, hvilket sikrer en større brugervenlighed og eliminerer manuelle fejl. Også hurtigheden er en af de mange fordele ved at køre på et databasemiljø frem for i et rent Excel-setup.

Pga. den forbedrede datastruktur er det tilmed let at tilføje nye projekter og medarbejdere i løsningen. Brugerne kan nemt hente specifikke data frem, som måtte være relevante for dem – eksempelvis et samlet overblik over ressourceforbrug hos den enkelte medarbejder, det enkelte team eller den samlede afdeling.

Som de vigtigste funktionaliteter ved løsningen, fremhæver kunden: At data kan præsenteres i grafiske rapporter, der har gjort det "langt nemmere at rapportere og kommunikere både ”op” og ”ned” i organisationen”, udtaler Senior Project Manager. Desuden fremhæves scenario-rapporterne med mulighed for at simulere på forskellige scenarier. I den nye løsning kan faktisk forbrugt tid importeres og sammenholdes med estimatet, hvilket er en væsentlig faktor i forbindelse med udarbejdelse af nye og mere retvisende estimater.

 

”Det har hjulpet os med at skabe overblik og hjælpe hinanden med at fokusere på, at vi ikke skal spredes for tyndt ud over projekterne. Og det er blevet nemmere at synliggøre, hvor der evt. mangler ressourcer etc.”, udtaler Senior Project Manager.
”...der er kommet meget mere struktur over, hvilke/hvor mange opgaver/projekter, vi har kapacitet til at gennemføre”, udtaler Senior Project Manager.

Resultatet

Øget klarhed over ressourcer optimerer planlægningen

På spørgsmålet om, hvad den nye løsning har betydet for såvel medarbejdere som ledelse, svarer kunden:

”Det har hjulpet os med at skabe overblik og hjælpe hinanden med at fokusere på, at vi ikke skal spredes for tyndt ud over projekterne. Og det er blevet nemmere at synliggøre, hvor der evt. mangler ressourcer etc.”

Planlægningsprocessen er ikke længere tidskrævende og manuel, fordi det er blevet let at danne sig et hurtigt overblik over det historiske ressourceforbrug og lave en fremtidig disponering af ressourcer. Der er blevet frigivet tid til at analysere og optimere ressourceforbruget frem for at bruge tiden på at bokse rundt i Excel.

Løsningen bidrager samlet set til en optimering af forretningen, idet den ”øger klarhed, og der er kommet meget mere struktur over, hvilke/hvor mange opgaver/projekter, vi har kapacitet til at gennemføre”, slutter Senior Project Manager.

 

SKAL VI OGSÅ HJÆLPE JER? 

Har I fx behov for bedre ressourceplanlægning – og ønsker I ikke at være afhængig af en enkelt nøglemedarbejders viden om den løsning, I arbejder i? Vi kan hjælpe jer med at undgå personafhængighed og dermed også spidsbelastninger hos udvalgte medarbejdere med et professionelt udviklet system.


Læs mere

SKRIV TIL OS

Tak for din besked. Du hører fra os.

Med venlig hilsen
exacto

Adresse i København

exacto A/S
Tuborgvej 5
DK-2900 Hellerup

Kontaktperson: Peter Jørgen Nørvig
+45 6179 8060
pjn@exacto.dk

Adresse i Aarhus

exacto A/S
Stadion Allé 70
DK-8000 Aarhus C 

Kontaktperson: Tom Kortegaard
+45 6179 8050
tko@exacto.dk

Genveje

Forside
Om exacto
Kontakt
Cookies
Privacy Policy

CVR: 3020 2414
Bank: Danske Bank
Revisor: Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab

 

BOOK EN ONLINE-DEMO
BOOK EN ONLINE-DEMO
Vil I høre mere om, hvordan vi kan afkorte jeres budgetproces?
Tilmeld jer vores 30 minutters online-demo. Her viser vi, hvordan I med exacto budgeting kan spare tid og slippe af med de mange Excel-filer, når I budgetterer.
Online-demo