• CASE

    Stor global spiller inden for transportsektoren effektiviserer budgetprocessen

BUDGETTERING MED KUN 1 EXCEL-FIL

Opgaven

Skræddersyet budgetløsning – et design der matcher virksomhedens behov

For rigtig mange virksomheder er budgetprocessen tidskrævende. Ofte skyldes det, at virksomheden ikke har ét samlet sted at styre processen og arbejde med budgettet. Konsekvensen er, at budgettet bliver til i et omfattende og komplekst setup, bestående af et stort antal løse Excel-filer, der kræver megen manuel håndtering og kontrol.

For vores kunde hér – en stor global produktions- og servicevirksomhed inden for logistik – var der et ønske om at strømline budgetprocessen og samle den ét sted. Med flere end 100 budgetterende enheder og en budgetproces lagt an på et stort antal Excel-filer var der et behov for at frigøre tid til at arbejde med indholdet i budgettet, frem for at skulle bruge tid på at forberede og konsolidere data.

”Vi ville gerne undgå at håndtere en masse Excel-filer manuelt og dermed nedsætte tidsforbruget i forbindelse med forberedelse af grundlaget for budgetprocessen. Dette tog normalt over en måned. Vi ønskede samtidig at mindske risikoen for fejl og slippe for at bruge unødigt meget tid på at tjekke op på, om alle tal stemte. Og så var det vigtigt for os, at  vores brugere selv let og enkelt kunne se konsoliderede og beregnede resultater af deres indtastninger med det samme”, udtaler Business Controlling Manager i virksomheden.

Og fortsætter: ”Så det, vi var på udkig efter, var en skræddersyet budgetløsning baseret på en database, hvor både vi som administratorer og vores brugere kunne arbejde ”live” med data.”

exacto har hjulpet med denne vigtige opgave, som ikke alene har reduceret antallet af Excel-filer fra flere end 100 til kun én enkelt. Men som også er blevet til en fuldt ud skræddersyet løsning, der imødekommer virksomhedens specifikke krav.


KONTAKT

Vi fortæller meget gerne om de muligheder, vi kan tilbyde jer med exacto budgeting. Kontakt os for et onlinemøde.

Martin Mark Rasmussen
Partner
Tlf.: +45 6179 8020
E-mail: mmr@exacto.dk

RETURN ON INVESTMENT

  • 85 % reduktion af tidsforbrug i budgetprocessen
  • Ét samlet budgetværktøj
  • Ingen udrulning af Excel-filer, kun én Excel-fil
  • Alle data er konsoliderede og ”live”
  • Færre fejl og afstemninger
  • Tilfredse brugere

 

 

Løsningen

Alt er samlet ét sted – med live data i et brugervenligt og intuitivt interface

exacto har i tæt dialog med virksomheden udviklet en budgetløsning, hvor hele processen er samlet i ét sted. Løsningen består af en SQL-database, hvori alle data lagres, herunder relevante data fra virksomhedens øvrige systemer. Derudover kun én Excel-fil, hvor brugerne kan arbejde med deres del af budgettet.

”At gå fra Excel til database, åbner vildt mange muligheder. Man designer selv sin front-end fra bunden af og er ikke bundet af et layout som i andre løsninger. Når man vil ændre noget, er det nemt. Det tager ikke flere dage at implementere ændringer i vores Excel-template. Det kan gøres rimelig hurtigt.”, udtaler Business Controlling Manager med ansvar for budgetprocessen.

Hele processen styres i et administrationsmodul, der inkluderer lige netop de funktionaliteter, som de ansvarlige for budgetprocessen skal bruge. Der kan tildeles brugerrettigheder; ingen ser data, de ikke må. Et workflow gør det muligt at få en hurtig status på budgetprocessen; hvad ligger til godkendelse, hvad afventer. Ligesom der er mulighed for at rulle til en ny version. Således har administratorerne de bedste forudsætninger for at lykkes med at styre virksomheden godt gennem budgetprocessen.

De 60-70 brugere arbejder i et velkendt Excel-setup, hvor budgetdata tastes i én og samme Excel-fil med live-opdatering til den underliggende database. Udgifter til drift og headcount budgetteres samme sted; og lønbudgettet genereres automatisk. Kommentar-funktionen gør det muligt at dokumentere budgetforudsætninger samme sted som selve budgettallene. 

 

”At gå fra Excel til database, åbner vildt mange muligheder. Man designer selv sin front-end fra bunden af og er ikke bundet af et layout som i andre løsninger”, udtaler Business Controlling Manager med ansvar for budgetprocessen.
”Brugerne har været utroligt glade for, at de har fået samlet alt i ét værktøj. Det er meget brugervenligt. De var vilde med det fra dag ét og synes, at det er nemt, genkendeligt og simpelt for dem at bruge.”
”Dét, at vi sammen med exacto har fået fuld mulighed for at skræddersy systemet, så det passer til vores behov, har været helt afgørende. Vi har betalt præcis for det, vi skulle bruge og har undgået faste licenser til et standardværktøj.”

Resultatet

Tidsbesparelse på op mod 85 %

Med den nye budgetløsning har virksomheden sparet meget tid i hele budgetprocessen – helt op mod 85 %. Forberedelsestiden er reduceret markant, og arbejdet med kontrol-afstemninger og del-konsolideringer er elimineret. Eftersom der udelukkende arbejdes med ”live” data i alle dele af budgetprocessen, kan brugere nu se konsoliderende og beregnede resultater af deres indtastninger med det samme:

”I den gamle løsning skulle resultatet først uploades og beregnes. Det tog ca. 3-5 minutter pr. opdatering.”, udtaler Business Controlling Manageren. Og fortsætter: ”Brugerne har været utroligt glade for, at de har fået samlet alt i ét værktøj. Det er meget brugervenligt. De var vilde med det fra dag ét og synes, at det er nemt, genkendeligt og simpelt for dem at bruge.”

En indirekte tidsbesparelse hentes tillige dér, hvor HR-afdelingen før skulle involveres i løndelen af budgettet. Eftersom der nu arbejdes i en sikker løsning, baseret på brugerrettigheder, kan brugerne selv håndtere følsomme løn- og headcount-data. Lønbudgettet foreligger derved automatisk, så snart headcount er indtastet.

Om exacto som udvikler af løsningen lyder det: ”Dét, at vi sammen med exacto har fået fuld mulighed for at skræddersy systemet, så det passer til vores behov, har været helt afgørende. Vi har betalt præcis for det, vi skulle bruge og har undgået faste licenser til et standardværktøj.”, udtaler Business Controlling Manageren. Og slutter: ”Vi har reelt muligheden for selv at videreudvikle og drifte løsningen. Det er en frihed ikke at være låst til én leverandør, hvis noget uforudset skulle opstå.”

SKRIV TIL OS

Tak for din besked. Du hører fra os.

Med venlig hilsen
exacto

Adresse i København

exacto A/S
Tuborgvej 5
DK-2900 Hellerup

Kontaktperson: Peter Jørgen Nørvig
+45 6179 8060
pjn@exacto.dk

Adresse i Aarhus

exacto A/S
Stadion Allé 70
DK-8000 Aarhus C 

Kontaktperson: Tom Kortegaard
+45 6179 8050
tko@exacto.dk

Genveje

Forside
Om exacto
Kontakt
Cookies
Privacy Policy

CVR: 3020 2414
Bank: Danske Bank
Revisor: Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab

 

BOOK EN ONLINE-DEMO
BOOK EN ONLINE-DEMO
Vil I høre mere om, hvordan vi kan afkorte jeres budgetproces?
Tilmeld jer vores 30 minutters online-demo. Her viser vi, hvordan I med exacto budgeting kan spare tid og slippe af med de mange Excel-filer, når I budgetterer.
Online-demo